Viele Haushalte, die eine Wärmepumpe planen, haben zu Beginn die gleichen Fragen: Wie lange dauert das alles? Was müssen wir selbst tun? Was passiert Schritt für Schritt? Dieser Artikel gibt Ihnen einen ehrlichen Überblick über den gesamten Ablauf – von der ersten Kontaktaufnahme bis zu dem Moment, in dem die Anlage läuft und die Bedienperson erklärt bekommt, wie sie die Heizung einstellt.
Hinweis: Jedes Gebäude und jeder Haushalt ist anders. Der hier beschriebene Ablauf gilt für einen typischen Austausch einer Bestandsheizung im Einfamilienhaus. Ihr konkreter Zeitplan kann abweichen – wir besprechen das beim Vor-Ort-Termin offen mit Ihnen.
Phase 1: Erstkontakt und Terminvereinbarung
Der erste Schritt ist einfach: Sie nehmen Kontakt auf – per Telefon (089 41629205), über das Kontaktformular oder über unseren Konfigurator, in dem Sie bereits ein paar Eckdaten zu Ihrem Gebäude eingeben können.
Wir melden uns in der Regel binnen eines Werktages zurück und vereinbaren einen Termin für den Vor-Ort-Besuch. Dieser kostenlose Termin ist die Grundlage für alles Weitere – ohne eine echte Begehung des Gebäudes können wir keine seriöse Planung oder ein verbindliches Angebot erstellen.
Phase 2: Kostenloser Vor-Ort-Termin
Der Vor-Ort-Termin dauert je nach Gebäude typisch 60 bis 90 Minuten. Was passiert dabei?
Aufnahme des Gebäudes und der technischen Situation
Unser Fachmann schaut sich Folgendes an:
- Gebäudehülle: Außenmaße, Baujahr, Fensterflächen, Dämmstandard (soweit erkennbar oder aus Unterlagen ersichtlich)
- Bestandsheizung: Typ, Alter, Zustand, vorhandene Heizkörper oder Fußbodenheizung
- Warmwasserversorgung: Art des aktuellen Systems, Standort
- Elektroanschluss: Vorhandener Hausanschluss, Zählerschrank, verfügbare Absicherung
- Aufstellort für das Außengerät (Luft-Wasser-Wärmepumpe) und das Innengerät / den Speicher
- Hydraulik: Rohrdurchmesser, Leitungsführung, bestehende Verteiler
Auf Basis dieser Daten berechnen wir die Heizlast Ihres Gebäudes nach DIN EN 12831. Das ist die Grundlage für eine korrekte Dimensionierung der Wärmepumpe.
Was Sie vorbereiten können
Damit der Termin möglichst effizient ist, helfen folgende Unterlagen (falls vorhanden – kein Muss):
- Baupläne oder Grundrisse
- Letzte Jahresabrechnungen für Gas oder Öl (zeigen den tatsächlichen Verbrauch)
- Informationen zu bereits durchgeführten Dämmmaßnahmen
- Angaben zum Haushaltseinkommen, falls Sie wissen möchten, ob der Einkommensbonus infrage kommt
Wenn Sie diese Unterlagen nicht griffbereit haben, ist das kein Problem. Erfahrene Fachleute können viele Punkte auch aus der Begehung ableiten.
Offene Fragen besprechen
Der Vor-Ort-Termin ist keine Präsentation, sondern ein Gespräch. Stellen Sie alle Fragen, die Sie beschäftigen: Welche Wärmepumpe passt zu Ihrem Haus? Wie laut ist sie? Was kostet der Betrieb? Können Sie eine PV-Anlage integrieren? Wir beantworten alles – ohne Druck.
Phase 3: Planung und Angebot
Nach dem Vor-Ort-Termin erarbeiten wir die konkrete technische Planung:
- Auswahl des richtigen Geräts (Daikin Altherma 4, Buderus Logatherm oder Zewotherm Lambda – je nach Gebäude und Anforderung)
- Dimensionierung des Speichers
- Planung der Hydraulik-Einbindung und des hydraulischen Abgleichs
- Klärung der elektrischen Voraussetzungen (ggf. Rücksprache mit Elektriker)
- Prüfung der Fördervoraussetzungen und erreichbaren Boni
Das Ergebnis ist ein detailliertes Festpreisangebot, das alle Leistungen enthält – Gerät, Montage, hydraulischer Abgleich, Inbetriebnahme und Einweisung. Keine versteckten Kosten.
Wir übergeben das Angebot typisch innerhalb einer Woche nach dem Vor-Ort-Termin.
Wichtig: Unterschreiben Sie das Angebot erst, nachdem Sie den Förderantrag bei der KfW gestellt haben und die Zusage erhalten haben. Sonst verlieren Sie den Anspruch auf die staatliche Förderung. Details dazu in unserem Artikel Förderung Schritt für Schritt beantragen.
Phase 4: Förderantrag und Auftragserteilung
Sobald Sie das Angebot haben, können Sie den Förderantrag bei der KfW stellen. Das geht online über das KfW-Zuschussportal. Wir unterstützen Sie dabei und stellen alle technischen Unterlagen bereit, die für den Antrag nötig sind.
Nach der KfW-Zusage – die in der Regel einige Tage bis wenige Wochen dauert – erteilen Sie uns den Auftrag. Jetzt geht es in die Produktionsplanung.
Phase 5: Materialbeschaffung und Terminplanung
Nach Auftragserteilung bestellen wir die Geräte und stimmen den Montagetermin mit Ihnen ab. Die Lieferzeiten hängen vom Modell und der aktuellen Verfügbarkeit ab. Als Orientierung: Gängige Geräte wie Daikin Altherma 4 oder Buderus Logatherm sind in der Regel innerhalb von 2–6 Wochen lieferbar – in Stoßzeiten (z. B. Frühjahrssaison) kann es länger dauern.
Gleichzeitig stimmen wir die Arbeit mit ggf. benötigten Gewerken ab: Der Elektriker für den Netzanschluss der Wärmepumpe, ggf. der Schornsteinfeger für die Abmeldung der alten Heizung.
Phase 6: Montage
Die eigentliche Montage dauert für einen typischen Austausch im Einfamilienhaus 2 bis 4 Arbeitstage, je nach Komplexität. Was in dieser Zeit passiert:
Typischer Montageablauf (Orientierung):
Tag 1 – Demontage und Vorbereitung: Die alte Heizung wird außer Betrieb genommen und demontiert (oder für die Übergangszeit noch belassen, falls das System es erlaubt). Leitungsführung wird vorbereitet, Wanddurchbrüche für Außengerät-Leitungen werden gesetzt.
Tag 2 – Installation Außengerät: Das Außengerät wird am Aufstellort montiert und befestigt. Kältemittelleitungen werden verlegt und mit dem Innengerät verbunden. Dieser Schritt erfordert speziell zertifizierte Fachleute (Kälteschein).
Tag 3 – Hydraulik und Innengerät: Der Speicher und die Hydraulikgruppe werden installiert. Anbindung an das bestehende Rohrsystem. Hydraulischer Abgleich aller Heizkreise.
Tag 4 – Elektrik, Inbetriebnahme, Einweisung: Elektrischer Anschluss (in Abstimmung mit Elektriker), Befüllung und Entlüftung, erste Inbetriebnahme, Funktionsprüfung, Einstellung aller Parameter, Einweisung der Bewohner.
Was Sie während der Montage wissen sollten
- Für 1 bis 2 Tage sind Sie möglicherweise ohne Heizung – wir planen das mit Ihnen und sorgen dafür, dass die Phase möglichst kurz ist. Bei der Warmwasserversorgung versuchen wir, die Unterbrechung auf wenige Stunden zu begrenzen.
- Sie sollten Zugang zu relevanten Räumen sicherstellen: Keller/Technikraum, Heizkörper in allen Räumen für den Abgleich, Dachboden falls Leitungen dort verlaufen.
- Planen Sie einen Ansprechpartner vor Ort: Die Monteure haben Fragen, die kurzfristige Entscheidungen erfordern (z. B. genaue Position des Außengeräts, bevorzugte Leitungsführung).
- Außenbereich: Sorgen Sie dafür, dass der Aufstellbereich für das Außengerät zugänglich und ggf. vorbereitet ist (fester Untergrund, ausreichend Platz gemäß Herstellervorgaben).
Phase 7: Inbetriebnahme und Einweisung
Am letzten Montagetag nehmen wir die Anlage gemeinsam mit Ihnen in Betrieb. Was Sie dabei erfahren:
- Bedienung des Reglers: Temperatur einstellen, Heizprogramme, Urlaubsmodus
- Bedeutung der wichtigsten Anzeigen und Statusmeldungen
- Was zu tun ist, wenn eine Fehlermeldung erscheint
- Einstellung der Warmwasserbereitung und Legionellenschutzschaltung
- Empfehlungen zur Heizkurven-Optimierung in den ersten Wochen
Sie erhalten außerdem alle Unterlagen zur Anlage: Herstellerdokumentation, Übergabeprotokoll, hydraulisches Abgleich-Protokoll (nötig für den KfW-Verwendungsnachweis) und die Wartungsempfehlungen.
Phase 8: Verwendungsnachweis und Auszahlung
Nach der Installation reichen Sie mit unserer Unterstützung den Verwendungsnachweis bei der KfW ein. Wir stellen alle technischen Nachweise bereit. Nach Prüfung durch die KfW erfolgt die Auszahlung des Zuschusses auf Ihr Konto.
Wie lange dauert das alles?
Als grobe Orientierung:
| Schritt | Typische Dauer |
|---|---|
| Erstkontakt bis Vor-Ort-Termin | 1–2 Wochen |
| Vor-Ort-Termin bis Angebot | ca. 1 Woche |
| Angebot bis KfW-Zusage | 2–4 Wochen |
| Auftragserteilung bis Montagetermin | 4–8 Wochen (je nach Verfügbarkeit) |
| Montage | 2–4 Arbeitstage |
| Verwendungsnachweis bis Auszahlung | 4–8 Wochen |
| Gesamt (Orientierung) | 3–6 Monate |
Diese Zeitangaben sind Richtwerte und können je nach Auftragslage, Geräte-Lieferzeiten und Jahreszeit variieren. In der Heizungsaustausch-Hochsaison (März–Juni) ist mit längeren Wartezeiten zu rechnen.
Was kostet die Installation?
Die Installationskosten hängen von der Anlagengröße, dem gewählten Gerät, dem Aufwand für die Hydraulik-Einbindung und eventuellen Sonderleistungen (z. B. Wanddurchbrüche, besondere Leitungsführungen) ab. Wir arbeiten mit Festpreisangeboten – was im Angebot steht, ist der Endpreis. Keine Nachträge, keine Überraschungen.
Einen allgemeinen Überblick über Kosten und Wirtschaftlichkeit finden Sie im Artikel Wärmepumpe: Kosten & Wirtschaftlichkeit.
Nach der Installation: Was kommt als nächstes?
Die Inbetriebnahme ist nicht das Ende, sondern der Beginn des effizienten Betriebs. In den ersten vier bis acht Wochen nach der Installation lohnt es sich, die Anlage etwas genauer im Blick zu behalten:
Heizkurve nachjustieren: Die bei der Inbetriebnahme eingestellte Heizkurve ist eine informierte Ausgangsbasis. Im Alltag zeigt sich schnell, ob Räume zu warm oder zu kalt werden. Oft ist eine kleine Korrektur der Kurvensteigung sinnvoll. Das können wir remote (per App) anpassen oder beim ersten Wartungsbesuch erledigen.
Warmwasserprogramm prüfen: Läuft das Warmwasser zu den gewünschten Zeiten? Ist die Legionellenschutzschaltung so terminiert, dass sie PV-Überschuss oder Tageszeiten mit milden Außentemperaturen nutzt? Das zeigt sich erst nach einigen Wochen im Regelbetrieb.
Energieverbrauch beobachten: Viele Regler zeigen täglich oder wöchentlich den Stromverbrauch an. Weicht er stark von den Erwartungen ab, ist das ein früher Hinweis auf Optimierungspotenzial. Sprechen Sie uns an – wir lesen die Betriebsdaten aus und bewerten sie.
Jährliche Wartung empfohlen
Wir empfehlen eine jährliche Wartung, bei der wir:
- Den Kältekreis auf Dichtheit und Leistung prüfen
- Die Wärmetauscher reinigen
- Alle Einstellungen überprüfen und ggf. nachoptimieren
- Betriebsstunden und Fehlerprotokolle auslesen
- Eine Sichtprüfung aller elektrischen Verbindungen durchführen
Ein gut gewartetes System arbeitet effizienter, hält länger und gibt Ihnen Sicherheit. Details und Termine unter Wartung.
Förderantrag abschließen
Vergessen Sie nicht den letzten Schritt im Förderprozess: den Verwendungsnachweis bei der KfW einzureichen. Wir erinnern Sie daran und stellen alle Unterlagen bereit. Ohne diesen Schritt erfolgt keine Auszahlung.
Häufige Fragen
Müssen wir während der Montage zu Hause sein?
Für die ersten Abstimmungen und die abschließende Einweisung ja. Während der reinen Montagezeit können Sie Ihren normalen Tagesablauf weitgehend einhalten – unsere Monteure arbeiten selbständig. Wichtig ist, dass ein Ansprechpartner erreichbar ist und Zugang zu allen Räumen möglich ist.
Können wir in der Zeit der Montage duschen und heizen?
In der Regel unterbrechen wir die Warmwasserversorgung nur für einige Stunden. Bei der Heizung planen wir die Montage so, dass die Unterbrechung möglichst kurz ist. In der Übergangszeit kann ein vorhandener Elektro-Heizlüfter oder das zeitweise Weiterbeheizen mit der alten Anlage helfen – das besprechen wir individuell.
Was ist, wenn bei der Installation unvorhergesehene Probleme auftauchen?
Das kommt vor – etwa wenn die Elektrik nicht für die neue Anlage ausgelegt ist oder Rohrleitungen in schlechterem Zustand sind als erwartet. Wir kommunizieren solche Punkte sofort und transparent, klären die Optionen und sprechen Mehrkosten vorher mit Ihnen ab. Keine Überraschungen auf der Rechnung.
Nehmt ihr die alte Heizung mit?
Ja, die Demontage und fachgerechte Entsorgung der alten Heizung ist bei uns standardmäßig Teil des Auftrags. Kältemittel aus einer alten Klimaanlage oder Wärmepumpe muss von zertifizierten Fachleuten fachmännisch abgesaugt werden – das erledigen wir.
Wann sollten wir mit der Planung beginnen?
So früh wie möglich. Wer im Frühjahr oder Frühsommer plant, ist für die folgende Heizsaison gewappnet. Wer im Herbst anfängt, kann in Kapazitätsengpässen enden. Faustregel: Mit dem Erstkontakt mindestens 4–6 Monate vor dem gewünschten Fertigstellungstermin beginnen.